Projekt „e-Polkowice” nabiera rozpędu. Już wkrótce wdrożony zostanie system informacji przestrzennej oraz elektroniczne zarządzanie dokumentacją.
System informacji przestrzennej (SIP) to system pozyskiwania, przetwarzania i udostępniania danych. Dane te zawierają informacje przestrzenne oraz towarzyszące im informacje opisowe o obiektach. Najprościej jest to zrozumieć posługując się znanymi przykładami Google Maps, Zumi, czy Open Street Map.
SIP który ma powstać w gminie Polkowice zakłada m. in.: prowadzenie ewidencji dróg i obiektów mostowych, prowadzenie gminnej ewidencji zabytków, a także rejestru zgłoszeń internetowych, takich jak zgłoszenie nielegalnego wysypiska śmieci czy też awarii infrastruktury technicznej. W polkowicki SIP wpisany będzie również proces konsultacji społecznych oraz prowadzenie rejestru przestrzennego ewidencji mienia komunalnego: — To nasz duży sukces. Przygotowanie tego projektu wymagało ogromnego zaangażowania ze strony pracowników różnych wydziałów — mówi Wiesław Wabik, burmistrz Polkowic — Wszystkim dziękuję za wykonaną pracę, która została doceniona przez oceniających nasz wniosek.
Projekt zakłada także wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w 12 jednostkach organizacyjnych gminy Polkowice (szkołach, przedszkolach oraz żłobku). EZD to system teleinformatyczny służący do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiający wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Tego typu rozwiązania coraz częściej są wprowadzane w wielu polskich miejscowościach. Systemy te są wciąż rozwijane i udoskonalane.
Jeśli chodzi o EZD w gminie Polkowice, w samym tylko Urzędzie Gminy zostanie wprowadzony system dziedzinowy zapewniający obsługę księgowo-finansową, budżetu, ewidencję podatków i opłat lokalnych, czy obsługę koncesji na sprzedaż alkoholu. W czterech gminnych szkołach podstawowych powstanie system obsługi finansowo-księgowej będący częścią systemu wdrażanego w urzędzie gminy. Zakładane jest także uruchomienie Centrum Przetwarzania Danych, rozbudowa infrastruktury sieciowej. Zakres planowanych prac jest bardzo szeroki: — Czeka nas wiele pracy. Po jej wykonaniu jakość usług świadczonych na rzecz mieszkańców gminy Polkowice znacząco wzrośnie — kontynuuje burmistrz Wabik.
Projekt „e-Polkowice” ma zostać rozliczony do końca października 2017 r. Całkowity koszt inwestycji to ponad 5 mln zł, jednak 85% tej kwoty pochodzi ze środków unijnych.
Szeroko rozumiany rozwój e-usług w zakresie administracji to globalny trend. Kraje wysoko rozwinięte i mocno stechnologizowane stawiają na cyfryzację. Głównymi argumentami wspierającymi ten trend są m. in.: oszczędność czasu klienta (brak kolejek), eliminacja błędów przy wypełnianiu dokumentów (część programów zawiera algorytm automatycznie korygujący pojawiające się błędy), zwiększenie zakresu informacji, poprawa dostępności (e-urząd czynny jest przez 24 godziny 7 dni w tygodniu) i wiele innych.
